Jede Gemeindekartei sammelt mit der Zeit eine Gruppe von Menschen an, die seit Jahren nicht mehr erschienen sind, aber weiterhin als Mitglieder geführt werden. Die unbequeme Frage ist immer dieselbe: archivieren, noch einmal kontaktieren, oder einfach entfernen? Hier ist, wie man klar darüber nachdenkt.
Warum diese Gruppe still wächst
Niemand entscheidet aktiv, ein Mitglied fünf Jahre lang inaktiv in der Kartei zu behalten, es passiert einfach durch Trägheit, weil Entfernen endgültig wirkt und niemand die Person sein möchte, die jemanden von der Gemeinde "streicht". Das Ergebnis ist eine Kartei, die zunehmend von der Realität abweicht.
Die drei Optionen, und wann jede sinnvoll ist
- Noch einmal kontaktieren. Sinnvoll, wenn kein kürzlicher Kontaktversuch verzeichnet ist, oder wenn die letzte Interaktion darauf hindeutet, dass die Person vielleicht nur eine Phase durchmacht, nicht aufgegeben hat.
- Archivieren. Angemessen, wenn bereits Kontaktversuche ohne Antwort stattgefunden haben, aber die Gemeinde die vollständige Historie der Person bewahren möchte, einschließlich der Zeit, in der sie aktiv war.
- Entfernen. Vorbehalten für ausdrückliche Löschanfragen, oder Situationen, in denen das Führen des Eintrags keinen seelsorgerlichen oder rechtlichen Zweck mehr erfüllt.
Warum Archivieren sich von Entfernen unterscheidet
Archivieren bewahrt die Information, nimmt die Person aber aus aktiven Zählungen und regelmäßigen Kommunikationslisten heraus. Entfernen löscht endgültig. Diese beiden Aktionen zu verwechseln ist eine der häufigsten Ursachen für den Verlust einer Historie, die später fehlt.
Ein einfacher Prozess für die Fallentscheidung
Eine Inaktivitätsperiode definieren, zum Beispiel achtzehn Monate ohne erfasste Interaktion, als Auslöser für eine Überprüfung, nicht für eine automatische Handlung. Die Überprüfung sollte immer einen menschlichen Kontaktversuch beinhalten, bevor über Archivierung oder Entfernung entschieden wird.
Was mit denen zu tun ist, die auf den Kontakt antworten
Eine Antwort, selbst wenn sie lautet "ich habe kein Interesse weiterzumachen", sollte respektiert und ausdrücklich erfasst werden, statt dass die Person unbegrenzt in der Kategorie "inaktiv, Entscheidung ausstehend" bleibt.
Was das in der Praxis bedeutet
Einen klaren Prozess für inaktive Mitglieder zu haben, vermeidet sowohl das Extrem, die Kartei nie zu bereinigen, als auch das Extrem, Menschen voreilig zu entfernen. Das Mitglieder-Modul von Ekklesias unterstützt das Markieren von Inaktivität, das Archivieren mit erhaltener Historie und die getrennte Verwaltung von Löschanfragen. Du kannst sehen, wie die gesamte Plattform funktioniert.
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